第一章 总则

　　第一条 为规范学校合同管理，防范法律风险，维护学校和师生合法权益，促进学校改革和发展，根据《中华人民共和国合同法》等法律法规的规定和相关文件精神，结合学校实际，特制定本办法。

　　第二条 本办法所称合同是指学校法定代表人或其授权委托的代理人代表学校与自然人、法人或者其他组织之间设立、变更、终止民事法律关系的协议，包括合同、协议以及备忘录、确认书、承诺函等具有法律效力的其他文件。

　　第三条 订立合同应当遵守国家法律法规，坚持平等互利、诚实信用、协商一致的基本原则，不得侵害国家和社会公共利益，不得损害学校及他人合法权益。

　　第四条 学校按照“统一指导监督、分类归口管理、分级审批授权”的原则进行合同管理。未经审核或授权，任何部门和个人不得以学校名义或学校所属非法人单位、部门的名义对外订立合同。

　　第二章 管理部门及其职责

　　第五条 学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门和合同承办部门依各自权责进行管理和办理。

　　第六条 校长办公室为合同的综合管理部门，法治与督办科具体负责与合同相关的法律事务。校长办公室的主要职责为：

　　（一）拟定学校合同管理制度；

　　（二）对归口管理部门提交的合同进行合法性、规范性审核，依法提出修改意见、建议；

　　（三）对合同管理事务提供法律咨询服务；

　　（四）负责办理学校法定代表人对签约代表人的授权委托手续，并统一出具、保管授权委托书；

　　（五）发布格式合同文本；

　　（六）参与重大合同谈判以及合同重要事项的讨论；

　　（七）协调、组织学校法律顾问对学校拟签订的合同提出法律建议或出具法律意见书、参与重大合同谈判和合同纠纷解决等；

　　（八）督促合同履行，协助合同纠纷处理；

　　（九）负责学校合同管理的监督、检查工作；

　　（十）建立合同台账，详细登记合同的订立、履行和变更情况；

　　（十一）负责合同的备案、收存和归档，汇总统计学校合同年度数据；

　　（十二）学校交办的涉及合同管理的其他工作。

　　第七条 合同归口管理部门是指根据业务范围和工作职责，由学校授权负责特定类型合同归口管理工作的相关职能部门。合同归口管理部门负责其业务主管范围内的合同审核、备案、监督、检查工作，主要职责包括：

　　（一）拟定本部门合同管理工作流程；

　　（二）负责业务主管范围内的合同审核，并将合同电子档提交法治与督办科审核；

　　（三）协调处理业务主管范围内的合同纠纷以及法律诉讼；

　　（四）组织重要、重大合同的谈判、起草；

　　（五）组织拟定常用格式合同文本，经法治与督办科审核后，报归口管理部门分管校领导审定，并指导、监督承办部门规范使用；

　　（六）监督、检查合同承办部门履行合同的情况；

　　（七）对本部门归口管理的合同进行备案，统一编号、归档，统计年度数据，并在每年末与法治与督办科核对；

　　（八）学校授权范围内的其他工作。

　　第八条 合同承办部门是指学校各二级单位，包括学院、部、处、室、所、中心、馆等，是具体负责其职责范围内合同立项、洽谈、起草、送审以及履行的校内单位。归口管理部门可作为合同承办单位直接承办有关合同。合同承办部门主要职责包括：

　　（一）拟定本部门合同管理工作流程，建立合同档案；

　　（二）负责所承办合同的可行性分析论证和合同相对方的资信调查；

　　（三）负责合同的洽谈，必要时组织相关部门参与讨论；

　　（四）负责合同文本起草、提交归口管理部门审核，并按程序送审及签署；

　　（五）负责按规定将拟签订合同涉及的重大事项提交学校校长办公会、党委常委会讨论；

　　（六）将合同及时提交归口管理部门备案；

　　（七）负责合同的履行，跟踪掌握合同的履行情况，及时向分管校领导汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料并及时归档；

　　（八）负责合同纠纷的处理；

　　（九）完成学校交办的其他工作。

　　第九条 学校根据业务范围和工作职责，授权相关职能部门，负责特定类型合同的归口管理工作，具体如下：

　　（一）教务处为人才培养、教学实践基地、学生实习、协同育人、产学研、产教融合等教学类合同的归口管理部门；

　　（二）科技处为科研项目、专利权代理、科技成果转化、技术服务等科技类合同的归口管理部门；

　　（三）人事处为教师聘任、师资培养、人才引进等人事管理类合同的归口管理部门；

　　（四）国有资产管理处为货物、服务等采购合同，国有资产使用、处置等国有资产管理类合同，根据学校维修工程管理办法、基本建设管理办法等相关文件规定需要由国有资产管理处按程序确定实施单位的基建（新、改、扩建等工程）、大型修缮、零星基建维修等工程项目合同的归口管理部门；

　　（五）基本建设处为根据学校维修工程管理办法、基本建设管理办法等相关文件规定由基本建设处按程序确定实施单位的基建（新、改、扩建等工程）、大型修缮、零星基建维修等工程项目合同的归口管理部门；

　　（六）继续教育学院为成人教育联合办学、继续教育合作办学、对外培训等合同的归口管理部门；

　　（七）校地合作处为涉及多领域，以实现深度合作为目的、具有战略性意义的校地合作、校企合作、校校合作等合同的归口管理部门；

　　（八）国际交流合作处为中外交流、中外合作办学合同的归口管理部门；

　　（九）校长办公室为民事委托代理合同、法律顾问合同的归口管理部门；

　　（十）涉及多个部门职责或未列入上述授权范围的合同，由校长办公室提出归口管理部门建议，报校长批准后确定归口管理部门。

　　第十条 其他相关职能部门的职责：

　　（一）审计处负责所有经济业务合同执行的审计监督；

　　（二）计财处负责合同履行的收付款工作；

　　（三）档案馆负责所有合同档案的统一管理；

　　（四）其他相关职能部门根据需要和职责对相应合同进行管理。

　　第三章 合同谈判与起草

　　第十一条 本办法所称合同谈判，是指按照国家或学校规定的方式，选择确定合同相对人并协商确定各方权利义务关系的过程。

　　第十二条 合同谈判由合同承办部门负责人主持，相关部门工作人员共同参加。承办部门应当对谈判过程与结果作书面记录，由谈判参与人员签字确认。

　　第十三条 采购合同的谈判与起草按照学校采购与招投标管理相关规定执行。

　　第十四条 对于影响重大、专业性较强的事项，承办部门应当邀请相关专业领域的专家共同参加谈判。

　　第十五条 承办部门在谈判过程中，应当对谈判相对人的主体资格、经营资质、资信状况、履约能力以及代理人的身份信息、代理权限等进行调查核实。

　　第十六条 经充分沟通并协商一致后，承办部门应当根据谈判结果与合同相对方共同起草合同文本。

　　第十七条 国家或行业有标准或示范合同文本的，应当优先采用标准或示范合同文本，并根据实际情况对合同进行补充、修改，依法维护学校权益；学校根据工作需要已拟定格式合同文本的，应当采用格式合同文本；没有标准或示范合同文本的以及格式合同文本的，由合同承办部门根据需要拟定。

　　第十八条 合同语言应当准确严谨，合同条款应当完整严密。合同内容由当事人约定，一般应当包括以下条款：

　　（一）当事人的姓名或者名称和住所；

　　（二）标的；

　　（三）数量；

　　（四）质量；

　　（五）价款或者报酬；

　　（六）履行期限、地点和方式；

　　（七）违约责任；

　　（八）解决争议的方式。

　　第十九条 除双方权利义务关系能当面及时结清的小额收支活动外，与校外有关单位或者个人缔结合同关系原则上须采取书面形式。凡涉及以下内容事项的，应当订立书面合同：

　　（一）国家法律、行政法规规定需采用书面形式的，如建设工程、工程监理、技术开发、技术转让等；

　　（二）根据学校相关文件、制度规定需要签订书面合同的，如维修工程、政府采购、校外实践教学、科研项目等。学校相关文件、制度对各经济行为需签订合同的金额有明确规定的，按学校规定执行；

　　（三）涉及安全问题，需通过合同明确双方权利义务的，如车辆租赁等；

　　（四）依托学校资产、资源对外提供技术服务、培训、咨询等；

　　（五）采购货物单笔金额在人民币3万元及以上，或者金额虽然不足3万元，但是在一个月内连续多次向同一对方当事人购买货物达到3万元的；

　　（六）采购服务单笔金额在人民币1万元及以上，或者金额虽然不足1万元，但是在一个月内连续多次向同一对方当事人购买服务达到1万元的；

　　（七）国有资产使用、处置；

　　（八）无形资产有偿许可使用；

　　（九）土地使用权出让、转让；

　　（十）基本建设社会化引资；

　　（十一）对外投资、融资、租赁；

　　（十二）与国内外教育机构和社会力量的合作办学；

　　（十三）其他涉及法律关系复杂、专业性较强或者可能对学校利益产生重大影响的。

　　第二十条 一般情况下，合同文本数量应在合同中明确约定，学校原则上至少应持有三份，其中一份用于校长办公室存档，一份由承办部门保存，一份用于计财处收付款。

　　第四章 合同审查、审批与签署

　　第二十一条 承办部门对合同的确认、审核应包括以下内容：

　　（一）合同相对方的主体资格、资质、经营范围、履约能力、委托代理人身份、代理权限等相关情况；

　　（二）合同标的是否真实、可行；

　　（三）合同标的、数量、质量、服务要求、技术参数、履行期限、付款方式、违约责任等主要条款是否具备及准确；

　　（四）合同经费是否落实；

　　（五）其他需要确认、审核的内容。

　　第二十二条 归口管理部门对合同的审核应包括以下内容：

　　（一）合同订立的依据是否存在，经费是否落实；

　　（二）合同约定内容是否与招投标文件或者谈判结果相符；

　　（三）合同订立程序、内容是否违反国家政策或者学校相关规定；

　　（四）其他需要审核的内容。

　　第二十三条 综合管理部门对合同的审核主要包括以下内容：

　　（一）合同当事人是否适格；

　　（二）合同必要条款是否完备，文本是否规范；

　　（三）合同内容是否违反法律、行政法规禁止性规定；

　　（四）权利义务是否对等，是否存在对学校明显不利情形。

　　第二十四条 学校合同应按照下列程序审批：

　　（一）承办部门起草合同后送归口管理部门审核；

　　（二）归口管理部门审核后将合同电子档提交校长办公室法治与督办科审核；

　　（三）法治与督办科审核后将法律意见反馈归口管理部门；

　　（四）归口管理部门与承办部门按法律意见修改完成后，由承办部门填写《西昌学院合同报签表》（附件1）并由起草人、负责人签署意见；

　　（五）归口管理部门审核人、负责人签署意见；

　　（六）校长办公室签署意见；

　　（七）承办部门分管校领导签署意见；

　　（八）归口管理部门分管校领导签署意见；

　　（九）校长签署意见。

　　第二十五条 经校长授权的合同按《西昌学院合同签订法定代表人授权委托书》（附件2）载明的审批程序办理。

　　第二十六条 合同审批后，应由对方当事人先行在合同上签字、盖章后，再交由校长办公室办理学校签章；或者双方同时签字、盖章。

　　第二十七条 合同由学校法定代表人签订，也可由取得法定代表人书面授权委托的委托代理人在授权范围内代表学校签订；《西昌学院合同签订法定代表人授权委托书》为法定代表人授权他人代为签订合同的唯一形式。

　　第二十八条 合同签订完成后，合同文本原件一份连同合同报签表原件交由校长办公室综合科备案、存档。

　　第五章 履行、变更与监督

　　第二十九条 合同承办部门代表学校履行合同并督促对方履行合同。

　　第三十条 在合同履行过程中，有法定或约定事由确需变更或者解除合同的，合同承办部门应在法律规定或合同约定的期限内与对方进行协商，达成书面一致意见，并及时将有关情况报承办部门分管校领导；如遇重大紧急情况，应及时提请法治与督办科委托学校法律顾问参与处理，形成处理意见后，报承办部门分管校领导审批后方可执行。

　　第三十一条 合同变更、解除、续签与签订补充协议的审批程序如下：

　　（一）合同变更、解除、续签与签订补充协议必须采取书面形式，按原合同订立的审批程序进行审批，并报校长批准；

　　（二）合同承办部门提交审批时，应附上合同对方当事人申请或同意变更、解除、续签合同与签订补充协议的书面材料，并填写《西昌学院变更、解除、续签合同、签订补充合同报签表》（附件3），且详述合同变更、解除、续签与签订补充协议的理由。

　　第三十二条 计财处应当按照合同约定的金额、方式、期限进行资金结算，及时催收到期欠款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，计财处有权拒绝付款。

　　第三十三条 归口管理部门应当定期对合同的履行情况进行监督检查。

　　第三十四条 综合管理部门应建立合同履行情况评估制度，定期对合同履行的具体情况进行分析评估，对合同履行中存在的问题及时进行纠正和改进。

　　第六章 纠纷的处理

　　第三十五条 承办部门是处理合同纠纷的第一责任单位，归口管理部门及综合管理部门应当积极协助并加强指导。

　　第三十六条 合同履行过程中出现下列情形，承办部门应当启动合同纠纷处理程序：

　　（一）合同相对方有欺诈行为，损害学校利益的；

　　（二）合同相对方经营情况恶化，可能丧失履约能力的；

　　（三）合同相对方可能出现被撤销、吊销等导致其主体资格灭失或者重大变化的；

　　（四）合同相对方迟延履行、不履行或者不完全履行合同义务的；

　　（五）发现合同显失公平或者对内容有重大误解，可能严重影响学校利益的；

　　（六）发生其他导致合同不能履行、合同目的不能实现或者可能损害学校利益情形的。

　　第三十七条 合同纠纷发生后，承办部门应及时将有关情况报归口管理部门和承办部门分管校领导，并与合同相对方积极协商；协商过程中，妥善保存往来函件、会议记录、电话录音等材料；如遇重大紧急情况应及时报校长办公室，由法治与督办科委托学校法律顾问参与处理；经协商仍无法解决的，按议事规则相关规定提请校长办公会、党委常委会研究，决定是否提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。

　　第三十八条 涉及经费支出的合同纠纷发生后，承办部门应立即将经费支出情况报校长办公室法治与督办科，由校长办公室召集归口管理部门、承办部门、法治与督办科综合评判后决定是否向计财处申请暂停、暂缓支付。

　　第三十九条 学校相关部门在处理合同纠纷过程中须尽力维护学校权益，任何人未经学校授权批准，不得向对方当事人做出实质性答复或承诺。

　　第四十条 合同纠纷处理完毕，合同承办部门应将有关资料汇总、归档，同时将处理情况通过书面形式报校长办公室法治与督办科备案。

　　第七章 合同档案管理

　　第四十一条 学校相关部门及其工作人员应当做好合同信息保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、技术秘密、商业秘密及学校内部信息。

　　第四十二条 合同档案应当包括合同立项、谈判、招投标、审批以及合同履行、变更、纠纷处理等相关材料，承办部门应在合同履行完毕或纠纷处理完结后及时将与合同有关材料（诉讼材料除外）归档。

　　与合同有关的诉讼材料由校长办公室法治与督办科在诉讼程序完结后及时归档。

　　第四十三条 校长办公室依据档案管理规定按年度向档案馆移交合同文本（含变更、解除、续签与补充协议）及《西昌学院合同报签表》，以备查验，不得隐匿、截留。

　　第八章 罚则

　　第四十四条 合同管理相关人员中有下列情形之一的，学校根据相关规定追究责任；构成犯罪的，移交司法机关处理：

　　（一）违反本办法相关规定的；

　　（二）因故意或工作失误损害国家、学校利益的；

　　（三）因故意或重大过失导致合同无效或合同有重大缺陷的；

　　（四）涂改、丢失或销毁合同、合同附件以及合同履行过程形成的各种函件、单据的；

　　（五）玩忽职守，不积极认真履行合同，引起纠纷的；

　　（六）发生纠纷后，隐瞒情况、不及时汇报、不及时采取措施的；

　　（七）应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；

　　（八）其他违反法律法规或学校规定，造成学校损失的。

　　第九章 附则

　　第四十五条 本办法由校长办公室负责解释。

　　第四十六条 本办法自印发之日起生效实施，原《西昌学院合同管理办法》（西学院〔2017〕64号）同时废止。

       附件：1.西昌学院合同报签表

　　         2.西昌学院合同签订法定代表人授权委托书

　　         3.西昌学院合同变更、解除、续签、补充协议报签表